Mehr Klimaschutz bei der Veranstaltungsmobilität durch aktive Kommunikation

Unternehmen / Institution:

Helmholtz-Gemeinschaft                            

Ziel:                                               

Sensibilisierung zur emissionsarmen Veranstaltungsmobilität

Laufzeit:

Veranstaltung am 28./29.11.2019

Langlebigkeit:

1. Veranstaltung in 2019,  weitere folg(t)en

Teilnehmende:

200 

Inhalt:

Wir in der Helmholtz-Gemeinschaft veranstalten jährlich unseren Nachhaltigkeitsgipfel, den sogenannten Helmholtz Sustainability Summit. Mit dieser Veranstaltungsreihe möchten wir zusammen mit unseren Mitarbeitenden an der ganzen Bandbreite einer nachhaltigen Entwicklung für uns als Forschungsorganisation arbeiten und die interne Vernetzung stärken. Den Startschuss zu unserer Veranstaltungsreihe hatten wir mit dem 1. Helmholtz Sustainability Summit am 28. und 29. November 2019 am Max-Delbrück-Centrum für molekulare Medizin in Berlin-Buch mit etwa 200 nationalen Teilnehmenden pro Tag.              

Der Fokus beim Sustainability Summit soll nicht nur auf unsere internen Nachhaltigkeitsthemen gelegt werden, sondern auch darauf, dass bereits bei der Veranstaltungsplanung und -umsetzung möglichst viele Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden. Denn besonders bei Veranstaltungen existiert ein großes Potential das Thema Nachhaltigkeit durch entsprechende Handlungsfelder sichtbar und für die Teilnehmenden erlebbar zu machen. Einen Schwerpunkt haben wir auf das Handlungsfeld der Veranstaltungsmobilität gelegt, da dort erwartungsgemäß der größte Anteil an Treibhausgasemissionen einer Veranstaltung durch die An- und Abreisetätigkeiten sowie die Vorortmobilität anfallen. Durch eine frühzeitige und aktive Kommunikation erhofften wir die Teilnehmenden für eine emissionsärmere Mobilität sensibilisieren zu können. Durch die Wahl des individuellen Reisemittels hatten die Teilnehmenden einen großen Einfluss darauf, in welchem Maß sie zur Klimabilanz unserer Veranstaltung - die wir im Nachgang ermittelt haben - beitrugen.

Eine Sensibilisierung unserer möglichen Gäste erfolgte durch verschiedenste kommunikative Maßnahmen. Wir informierten rechtzeitig über die Angebote zur klimafreundlichen Optimierung der An- und Abreise auf unserer Veranstaltungsseite durch Darstellung der verschiedenen Reisemöglichkeiten. Zusätzlich wurde eine Plattform verlinkt, die neben den Reiserouten auch Angaben zum möglichen Preis, Zeitaufwand sowie den zu erwartenden Treibhausgasemissionen der verschiedenen Reisemitteln anboten. Ebenso haben wir bei der digitalen Registrierung optionale Informationen zum Deutsche Bahn Veranstaltungsticket zur Verfügung gestellt. Zudem wurde abgefragt - und beim Veranstaltungstermin Vorort noch einmal aktualisiert - mit welchen Reisemittel zur Veranstaltung an- bzw. abgereist wurde. Darüber hinaus wurde ein Busshuttle für die Rückfahrt am 28. November 2019 nach der Abendveranstaltung zentral für alle Teilnehmenden zum Berliner Hauptbahnhof angeboten, um den Emissionsausstoß im Verhältnis einer individuellen Rückfahrt nach Berlin zu verringern. Der entsprechende Bedarf für die Buskapazitäten wurde bereits im Vorfeld bei der Registrierung abgefragt. Kurz vor der Veranstaltung wurde noch einmal eine Erinnerungsmail mit allen wichtigen Informationen zur Veranstaltung und den Hinweisen zu einer emissionsarmen An- und Abreise versendet. Unser Kommunikationsangebot wurde am 29. November 2019 durch einen Marktplatz der Möglichkeiten abgerundet. Kurzportraits, in denen die Aussteller ihren Bezug zum Thema Nachhaltigkeit herstellten, wurde vorab auf der Registrierungsseite hochgeladen. Diese Informationen dienten als Appetitmacher, was die Teilnehmenden auf den Marktplatz erwarten wird. Ein aktiver Austausch konnte dann im Foyer des Konferenzzentrums am 2. Veranstaltungstag mit den Ausstellern gesucht werden, um sich genauer über einzelnen Nachhaltigkeitsleistungen zu informieren. Die ein oder andere Anregung konnte so eventuell mit in den Arbeitsalltag mitgenommen werden.

Insgesamt umfasste die Mobilität zum 1. Helmholtz Sustainability Summit die An- und Abreise der Teilnehmer und Teilnehmerinnen (inkl. Shuttleservice) aus Deutschland, die zurückgelegten Wege am Ort der Veranstaltung sowie den An- und Abtransport von Waren. Dieser Rahmen wurde bei unserer Klimabilanzierung unserer Veranstaltung berücksichtigt.

Die Auswertung der Daten des Teilnehmermanagements zeigten, dass 56% der Teilnehmenden mit der Bahn angereist sind, 38% reisten mit dem ÖPNV und nur 6% haben ein Flugzeug genutzt. Durch eine passgenaue und aktive Kommunikation, durch Abfragen im Registrierungsprozess, einen Hinweis auf Tools zur Berechnung der Treibhausgasemissionen bei der An- und Abreise sowie durch proaktive Bereitstellung von Informationen konnten wir die Treibhausgasbelastungen im Handlungsfeld Veranstaltungsmobilität reduzieren. Zudem veröffentlichten wir alle unsere umgesetzten Nachhaltigkeitsmaßnahmen zu den einzelnen Handlungsfeldern in unserem Bericht zum 1. Helmholtz Sustainability Summit auf unsere Website und verschickten diesen an alle Teilnehmenden.